Bahasa Inggris Terbatas: Tips Komunikasi di Kantor Multinasional

Kamu memahami pekerjaanmu, tetapi saat harus menjelaskannya dalam bahasa Inggris, kalimat yang sudah disiapkan mendadak terasa berantakan. Mendengar rekan berbicara cepat pun bisa membuatmu sibuk menebak sambil khawatir ada instruksi penting yang terlewat.

Kalau bahasa Inggris masih terbatas, mulailah dari komunikasi yang paling sering dibutuhkan: memahami tugas, meminta penjelasan, menyampaikan perkembangan, dan memastikan langkah berikutnya. Keterampilan ini dapat dilatih sambil memperluas kemampuan bahasa secara bertahap.

Di perusahaan multinasional, kebutuhan bahasa setiap jabatan dan tim dapat berbeda. Kenali tuntutan pekerjaanmu bersama atasan, lalu pilih latihan yang sesuai. Ada peran yang membutuhkan percakapan rutin, ada pula yang menuntut pembahasan teknis lebih mendalam.

Contoh kalimat dalam artikel ini merupakan redaksi latihan dan template yang bisa disesuaikan. Gunakan hanya ketika maknanya sesuai keadaan, lalu isi bagian dalam tanda kurung siku dengan informasi yang benar.

Mulai dari Pesan yang Ingin Kamu Sampaikan

Sebelum menyusun kalimat, tentukan tujuan pembicaraan. Apakah kamu ingin meminta data, memahami perubahan tugas, melaporkan hasil, atau mendapatkan keputusan? Tujuan yang jelas membantu memilih kata yang diperlukan.

Tulis dahulu inti pesan dalam bahasa Indonesia jika itu memudahkanmu. Setelah itu, ubah menjadi beberapa kalimat pendek. Pisahkan keadaan saat ini, informasi yang dibutuhkan, dan tindakan berikutnya agar pesan tidak bercampur.

Kemampuan berkomunikasi di tempat kerja mencakup penggunaan bahasa sesuai tugas dan situasi. Karena itu, latihan perlu melibatkan kegiatan yang benar-benar kamu hadapi, seperti membaca instruksi, menyampaikan pembaruan, dan memastikan pemahaman bersama.

Gunakan kosakata yang kamu pahami maknanya. Kalimat yang terlalu rumit dapat membuatmu kesulitan menjawab pertanyaan lanjutan. Kamu boleh memakai ungkapan sederhana selama informasi pentingnya tersampaikan dengan tepat.

Perhatikan juga siapa penerima pesan dan hubungan kerjanya denganmu. Cara menyampaikan permintaan kepada rekan dekat dapat berbeda dengan pesan kepada pelanggan atau pihak yang baru dikenal. Amati kebiasaan tim dan mintalah masukan jika ragu.

Jika sering berbicara tentang tugas yang sama, buat daftar istilah yang memang digunakan. Catat maknanya dalam konteks pekerjaan, bentuk lengkap singkatannya, dan contoh pemakaian yang telah dikonfirmasi.

Target awalnya dapat dibuat konkret: mampu menjelaskan tugas yang sedang dikerjakan atau menanyakan satu bagian instruksi yang belum jelas. Kemajuan seperti ini lebih mudah ditinjau daripada tuntutan untuk langsung lancar dalam semua percakapan.

Minta Penjelasan pada Bagian yang Belum Kamu Pahami

Saat percakapan terlalu cepat, periksa dahulu hambatannya. Kamu mungkin melewatkan bunyi, belum memahami istilah, atau belum mengetahui maksud instruksi. Permintaan yang spesifik membantu lawan bicara memberikan penjelasan yang sesuai.

Jika hanya bagian terakhir yang terlewat, mintalah bagian itu diulang. Jika masalahnya istilah teknis, tanyakan artinya dalam tugas tersebut. Pengulangan seluruh percakapan belum tentu membantu ketika sumber kebingungannya belum dikenali.

Di HP, geser tabel ke samping untuk melihat semua kolom.

Pilih kalimat tentang suara terputus hanya jika memang ada gangguan suara. Bila yang belum dipahami adalah maknanya, tanyakan makna tersebut. Penjelasan yang jujur membantu orang lain mengetahui bantuan yang kamu perlukan.

Setelah mendapatkan jawaban, sebutkan kembali pemahamanmu dengan singkat. Minta koreksi jika ada bagian yang keliru. Langkah ini membantu memastikan bahwa pengulangan sudah menghasilkan pemahaman yang sama.

Kamu juga boleh menyebut bagian yang sudah dipahami sebelum menanyakan sisanya. Cara ini menunjukkan titik yang masih perlu dijelaskan dan membuat percakapan lebih terarah.

“I understand the deadline. Could you explain the format again?”

Artinya: “Saya memahami tenggatnya. Bisa jelaskan lagi formatnya?”

Gunakan contoh tersebut ketika tenggatnya memang sudah dipahami. Jika ada dua bagian yang masih membingungkan, tanyakan satu per satu agar jawabannya lebih mudah diikuti.

Ulangi Inti Instruksi Sebelum Mulai Mengerjakan

Sesudah mendengar arahan, pastikan hasil yang diminta, langkah yang menjadi tanggung jawabmu, dan waktu penyelesaiannya. Untuk pekerjaan yang melibatkan pihak lain, periksa pula siapa yang memeriksa atau menyetujui hasil tersebut.

Rangkuman tidak harus panjang. Sampaikan pemahamanmu lalu beri kesempatan pihak pemberi arahan untuk mengoreksi. Hindari menganggap diamnya seseorang sebagai persetujuan ketika keputusan tersebut memang memerlukan konfirmasi.

“To confirm, I need to [action] by [date and time]. Is that correct?”

Artinya: “Untuk memastikan, saya perlu [tindakan] paling lambat [tanggal dan waktu]. Apakah benar?”

Pada pola tersebut, isi [action] dengan kata kerja dasar dan objeknya, seperti check the figures atau send the report. Isi [date and time] dengan tanggal serta waktu yang sudah disepakati.

Lengkapi informasi yang masih diperlukan, seperti versi berkas, format hasil, zona waktu, atau tempat pengiriman. Gunakan istilah dan cara penyebutan yang dipahami kedua pihak.

Jika ada dua kemungkinan makna, tanyakan pilihannya secara jelas. Kamu dapat menyebut kedua pilihan tersebut dan meminta penjelasan tentang yang sebenarnya dimaksud.

“Do you mean [option A] or [option B]?”

Artinya: “Apakah yang dimaksud [pilihan A] atau [pilihan B]?”

Untuk instruksi penting, tindak lanjuti melalui catatan atau saluran tertulis yang digunakan tim. Tuliskan pemahaman, bagian yang belum diputuskan, dan kebutuhan konfirmasi. Sesuaikan dengan prosedur kerja yang berlaku.

Jika pekerjaan memiliki prosedur khusus, gunakan dokumen resmi dan bantuan pihak yang berwenang ketika diperlukan. Jangan mengubah ketentuan teknis hanya berdasarkan perkiraan terjemahan atau kesimpulan dari percakapan yang belum jelas.

Siapkan Kontribusi Kecil yang Relevan Sebelum Rapat

Persiapan membantu ketika kamu membutuhkan waktu lebih lama untuk menyusun kalimat. Baca agenda dan bahan yang tersedia, lalu tandai istilah, data, atau keputusan yang berkaitan dengan tugasmu.

Tulis beberapa poin tentang perkembangan pekerjaan dan pertanyaan yang perlu dijawab. Kamu tidak harus menyiapkan naskah panjang. Pilih informasi yang membantu peserta memahami keadaan serta langkah yang dibutuhkan.

Saat rapat, catat keputusan, penanggung jawab, dan tenggat yang relevan. Jika belum memahami instruksi yang akan kamu jalankan, mintalah penjelasan pada kesempatan yang sesuai sebelum pembahasan beralih terlalu jauh.

“Could I check one point before we move on?”

Artinya: “Boleh saya memastikan satu hal sebelum kita melanjutkan?”

Setelah mendapat giliran, langsung sebutkan bagian yang ingin diperjelas. Untuk menyampaikan pendapat, gunakan struktur singkat: usulan, alasan, lalu informasi yang mendukungnya.

“My suggestion is to [action] because [reason].”

Artinya: “Usulan saya adalah [tindakan] karena [alasan].”

Jika ada hal yang perlu diperiksa, sampaikan keraguan atau kebutuhan pengecekannya secara spesifik. Memahami penjelasan seseorang tidak otomatis berarti kamu menyetujui seluruh usulannya.

Setelah rapat, periksa rangkuman dan tugas yang diberikan kepadamu. Koreksi pemahaman yang belum sesuai melalui saluran tim. Cara bergiliran bicara serta tingkat formalitas dapat berbeda, jadi amati kebiasaan tanpa mengasumsikan semuanya sama.

Tulis Chat dan Email dengan Tujuan yang Mudah Ditemukan

Komunikasi tertulis memberi kesempatan untuk memeriksa kalimat sebelum dikirim. Susun pesan dengan tujuan yang jelas, konteks secukupnya, dan tindakan yang kamu harapkan dari penerima.

Gunakan subjek yang menggambarkan keperluan untuk email. Pisahkan paragraf jika topiknya berubah. Untuk permintaan, sebutkan bahan yang dibutuhkan serta waktunya apabila memang sudah ditentukan.

Berikut template permintaan konfirmasi. Isi bagian dalam tanda kurung siku sesuai keadaan. Sapaan dan penutup dapat disesuaikan dengan hubungan kerja serta kebiasaan perusahaan.

Subject: Confirmation needed: [task or document]

Hi [Name],

I’m checking the details for [task]. Could you confirm [specific point]?

I need this information to complete [output]. If possible, please reply by [date, time and time zone].

Thank you for your help.
Best regards,
[Your name]

Artinya: kamu sedang memeriksa rincian tugas dan meminta kepastian tentang satu bagian tertentu. Kamu juga menjelaskan kegunaan informasi tersebut serta waktu jawaban yang diharapkan.

Ungkapan permintaan waktu yang lunak perlu disesuaikan dengan situasinya. Jika ada tenggat yang sudah disepakati, sampaikan tenggat tersebut dengan jelas. Jangan membuat batas waktu sendiri lalu menuliskannya seolah sudah menjadi keputusan bersama.

Sebelum mengirim, periksa kembali maksud, penerima, angka, lampiran, dan bagian yang perlu dijawab. Baca pesan dari sudut pandang penerima: apakah ia mengetahui apa yang kamu perlukan?

Untuk chat singkat, gunakan susunan yang sama dengan bentuk lebih ringkas. Beri konteks yang cukup agar penerima tidak harus menebak berkas atau tugas mana yang sedang kamu maksud.

Sampaikan Status dan Kendala dengan Makna yang Tepat

Dalam koordinasi kerja, orang lain membutuhkan informasi yang dapat dipakai untuk menentukan langkah berikutnya. Jelaskan bagian yang telah selesai, hal yang masih dikerjakan, serta kebutuhan bantuan atau keputusan.

Sesuaikan kata dengan keadaan. Pernyataan bahwa kamu akan memeriksa sesuatu berbeda dengan pernyataan bahwa pemeriksaan telah dilakukan. Begitu pula, dokumen yang siap ditinjau belum tentu sudah memperoleh persetujuan akhir.

Ketika pesan diterima tetapi rinciannya belum diperiksa

Jika belum dapat menilai permintaan, beri tahu bahwa pesan sudah diterima dan jelaskan kapan kamu akan menindaklanjutinya. Pilih waktu yang memang dapat kamu penuhi, lalu sampaikan perubahan bila ada hambatan.

“Thanks for the message. I’ll review the details and reply by [time].”

Artinya: “Terima kasih atas pesannya. Saya akan memeriksa rinciannya dan menjawab paling lambat [waktu].”

Kalimat ini menyampaikan rencana pemeriksaan. Kamu masih perlu memberikan jawaban lanjutan sesuai keadaan. Untuk permintaan yang memerlukan persetujuan resmi, gunakan proses dan konfirmasi yang memang berlaku.

Ketika draf sudah siap diperiksa

“The draft is ready for review. Please check [section or file] and let me know if any changes are needed.”

Artinya: “Drafnya sudah siap ditinjau. Mohon periksa [bagian atau berkas] dan beri tahu saya jika diperlukan perubahan.”

Gunakan kata draf ketika hasilnya masih memerlukan peninjauan. Sertakan berkas atau lokasi penyimpanan yang benar agar penerima dapat melakukan pemeriksaan tanpa harus mencari versi lain.

Ketika pekerjaan membutuhkan informasi tambahan

“I need [information] to complete [task]. Could you help me confirm the details?”

Artinya: “Saya membutuhkan [informasi] untuk menyelesaikan [tugas]. Bisa bantu saya memastikan rinciannya?”

Sebutkan informasi yang diperlukan secara spesifik. Jika kamu mengetahui pihak yang bertanggung jawab menyediakan bahan, hubungi melalui saluran yang sesuai. Hindari pesan yang hanya menyatakan bingung tanpa menjelaskan kebutuhan berikutnya.

Ketika perlu membahas perubahan tenggat

“Because [reason], I need more time to finish [task]. Could we agree on a revised deadline?”

Artinya: “Karena [alasan], saya membutuhkan waktu tambahan untuk menyelesaikan [tugas]. Bisakah kita menyepakati tenggat yang baru?”

Ajukan pembicaraan sedini mungkin ketika hambatan sudah diketahui. Sampaikan pengaruhnya terhadap pekerjaan lain dan pilihan yang memungkinkan. Permintaan perubahan tenggat tetap memerlukan tanggapan serta persetujuan sesuai prosedur tim.

Ketika keputusan berada pada pihak lain

“Approval is handled by [team or role]. I can help check the details first.”

Artinya: “Persetujuan ditangani oleh [tim atau peran]. Saya bisa membantu memeriksa rinciannya terlebih dahulu.”

Isi bagian tersebut dengan pihak yang benar-benar berwenang. Jika kamu belum mengetahui penanggung jawabnya, cari kepastian terlebih dahulu agar penerima tidak diarahkan kepada pihak yang keliru.

Periksa Angka, Satuan, dan Waktu secara Khusus

Detail seperti jumlah barang, nominal, kode, tanggal, dan satuan perlu mendapat perhatian tersendiri. Kamu mungkin memahami arah pembicaraan, tetapi masih perlu memastikan rincian yang menentukan pelaksanaan tugas.

Minta rincian penting dituliskan apabila perlu, kemudian cocokkan dengan dokumen atau sistem resmi. Pastikan kamu mengetahui apakah angka menunjukkan jumlah keseluruhan, jumlah per bagian, atau ukuran dengan satuan tertentu.

Untuk tanggal, penyebutan nama bulan membantu mengurangi ambiguitas format angka. Untuk waktu, periksa zona waktu yang dimaksud, terutama jika anggota tim bekerja dari wilayah berbeda.

“Is the deadline [time] on [date] in [time zone]?”

Artinya: “Apakah tenggatnya pukul [waktu] pada [tanggal] dalam [zona waktu]?”

Perhatikan juga makna tindakan yang diminta. Menyiapkan, memeriksa, menyetujui, dan mengirim merupakan tahap yang berbeda. Pastikan tenggat tersebut ditujukan untuk tahap yang mana.

Jika ada istilah internal atau singkatan baru, tanyakan bentuk lengkap serta penggunaannya. Singkatan yang sama dapat memiliki makna berbeda dalam konteks yang berbeda, jadi jangan mengandalkan dugaan dari hasil pencarian umum.

Untuk pekerjaan dengan konsekuensi penting, gunakan proses konfirmasi dan pemeriksaan yang berlaku. Mintalah dukungan pihak yang memahami bidangnya jika kemampuan bahasa belum cukup untuk menilai rincian teknis secara mandiri.

Latih Bahasa yang Paling Dekat dengan Pekerjaanmu

Pilih kebutuhan yang sering berulang sebagai bahan latihan. Kamu bisa mulai dari memperkenalkan tugas, meminta data, menjelaskan kendala, atau menyampaikan hasil. Susun latihan mengikuti urusan yang benar-benar perlu kamu komunikasikan.

Buat catatan ungkapan berdasarkan fungsi agar mudah ditemukan kembali. Simpan kalimat yang sudah kamu pahami beserta arti dan cara mengisinya. Catatan ini dapat membantu persiapan sebelum percakapan atau rapat.

1. Pilih satu kebutuhan: tentukan pesan yang ingin kamu sampaikan dengan lebih jelas pada kesempatan berikutnya.
2. Siapkan redaksi pendek: tulis beberapa kalimat yang sesuai, lalu periksa makna dan informasi yang harus diisi.
3. Latih dengan suara: ucapkan kalimat menggunakan bahan latihan yang aman dibagikan sampai kamu cukup mengenali alurnya.
4. Minta masukan yang spesifik: tanyakan apakah maksudmu dapat dipahami dan bagian mana yang perlu diperbaiki.
5. Tinjau pemakaiannya: catat pertanyaan lanjutan yang muncul dan kosakata yang masih kamu perlukan.

Untuk latihan mendengarkan, gunakan materi yang memiliki teks atau transkrip. Dengarkan bagian singkat, tangkap maksudnya, lalu cocokkan dengan teks. Perhatikan ungkapan yang dapat digunakan dalam pekerjaanmu.

Kamu dapat memakai materi English for emails dari British Council untuk berlatih susunan pesan dan pemeriksaan tulisan. Pilih pelajaran yang sesuai kebutuhan, lalu coba buat redaksi sendiri.

Alat terjemahan dapat membantu menyiapkan draf, tetapi hasilnya tetap perlu kamu pahami dan periksa. Beri perhatian khusus pada angka, negasi, tingkat kepastian, serta istilah pekerjaan yang dapat berubah makna karena konteks.

Ikuti kebijakan perusahaan tentang penggunaan alat digital dan informasi kerja. Gunakan bahan latihan yang tidak memuat informasi terbatas atau data pribadi pihak lain. Jika ketentuannya belum jelas, mintalah arahan sebelum memasukkan dokumen.

Rekaman latihan pribadi dapat dipakai untuk mendengarkan kembali penjelasanmu sendiri. Untuk percakapan atau rapat kantor, ikuti ketentuan dan persetujuan yang berlaku sebelum merekam atau membagikannya.

Jika tersedia, manfaatkan dukungan belajar dari perusahaan atau rekan yang bersedia membantu. Sampaikan kebutuhan yang konkret agar latihan lebih terarah, seperti meminta masukan pada kalimat pembaruan pekerjaan.

Perbaiki Salah Paham dan Bangun Kebiasaan Saling Memastikan

Jika menyadari pesan sebelumnya keliru, sampaikan koreksi dengan jelas. Sebutkan bagian yang diperbaiki, informasi yang benar, serta berkas atau instruksi yang perlu digunakan berikutnya.

“Correction: [correct information]. Please use [updated version] for the next step.”

Artinya: “Koreksi: [informasi yang benar]. Mohon gunakan [versi yang diperbarui] untuk langkah berikutnya.”

Periksa siapa saja yang menerima informasi sebelumnya dan perlu mengetahui koreksi tersebut. Bila perubahan memengaruhi hasil kerja, koordinasikan tindak lanjutnya melalui cara yang berlaku di tim.

Kamu juga dapat menjelaskan bentuk dukungan komunikasi yang membantumu, seperti poin tertulis, agenda sebelum rapat, atau penjelasan satu bagian pada satu waktu. Permintaan yang konkret lebih mudah ditindaklanjuti.

Dalam tim internasional, menjaga pemahaman merupakan pekerjaan bersama. Orang yang memberi penjelasan juga dapat menggunakan kata yang lebih familiar, menjabarkan singkatan, dan menyediakan kesempatan bertanya.

Amati respons lawan bicara tanpa langsung menghubungkannya dengan kebangsaan atau kemampuan bahasanya. Kebiasaan komunikasi dipengaruhi situasi, hubungan kerja, dan banyak hal lain. Mintalah penjelasan ketika maksud pesan terasa kurang jelas.

Setelah percakapan, pilih satu hal yang ingin diperbaiki pada kesempatan berikutnya. Kamu tidak perlu menilai seluruh kemampuanmu dari satu jawaban yang tersendat. Kemajuan dapat terlihat dari pertanyaan yang lebih tepat dan pekerjaan yang lebih jelas.

Untuk panduan lain tentang koordinasi dan kebiasaan kerja sehari-hari, kamu bisa membuka kategori Tips Kerja PlanetKerja.id.

Pertanyaan yang Sering Muncul tentang Bahasa Inggris di Kantor

Apakah harus berbicara seperti penutur asli agar bisa berkomunikasi dengan baik?

Fokuskan latihan pada ucapan yang dapat dipahami, makna yang tepat, dan kemampuan mengikuti kebutuhan pekerjaan. Tetap perhatikan tingkat bahasa yang dituntut jabatanmu. Kamu dapat meminta masukan tentang bagian yang paling perlu dikembangkan untuk menjalankan tugas.

Bolehkah meminta rekan mengulangi penjelasan?

Kamu dapat meminta pengulangan dengan sopan dan menyebutkan bagian yang terlewat. Sesudah mendapat penjelasan, rangkum pemahamanmu bila diperlukan. Untuk instruksi yang akan segera dilaksanakan, pastikan bagian penting sudah jelas sebelum bertindak sesuai prosedur pekerjaan.

Apa yang dilakukan jika memahami sebagian instruksi saja?

Sebutkan bagian yang sudah kamu pahami, lalu tanyakan sisanya secara spesifik. Kamu dapat meminta penjelasan istilah, contoh format, atau langkah tertulis. Hindari memberi konfirmasi penuh ketika masih ada detail yang menentukan pekerjaan tetapi belum dipahami.

Apakah boleh menggunakan alat terjemahan untuk email kerja?

Ikuti kebijakan perusahaan dan periksa informasi yang boleh dimasukkan. Pahami kembali hasil terjemahan sebelum mengirim, termasuk maksud, angka, istilah, serta tingkat kepastiannya. Mintalah pemeriksaan dari pihak yang sesuai jika pesan memuat rincian penting yang belum kamu kuasai.

Apakah email pendek tetap bisa terlihat sopan?

Pesan pendek dapat disusun dengan sapaan yang sesuai, tujuan yang jelas, permintaan yang wajar, dan penutup. Berikan konteks yang cukup serta periksa kembali nadanya. Tingkat formalitas perlu disesuaikan dengan hubungan kerja dan kebiasaan penerima.

Bagaimana menghadapi aksen yang belum familiar?

Minta pengulangan pada bagian yang terlewat dan gunakan konfirmasi tertulis untuk rincian penting. Di luar percakapan kerja, kamu dapat berlatih mendengarkan materi dengan variasi penutur. Arahkan latihan pada pemahaman pesan tanpa memberi penilaian terhadap asal penuturnya.

Berapa lama sampai lebih lancar berbahasa Inggris untuk bekerja?

Waktunya berbeda menurut kemampuan awal, kebutuhan tugas, kesempatan latihan, dan dukungan yang tersedia. Gunakan target kecil yang dapat diperiksa, seperti mampu mengonfirmasi instruksi atau menjelaskan perkembangan tugas. Tinjau kemajuan secara berkala tanpa menetapkan janji waktu yang sama bagi semua orang.